随着全球商务差旅的市场稳定增长，在公司的层面上管理差旅开支已成為香港公司的首要考虑。酬酢和差旅开支是公司的第二大可控成本。简化商务差旅的支出、报销流程和相关指引有助公司降低整体开支，从而提升盈利。
在深入探讨商务差旅开支之前，要先釐清「商务差旅」的概念。当员工因公务需要而出差，便属於商务差旅。这可能包括参加商贸展览、商务会议或研讨会，前往其他办公室出差一週，或拜访客户或供应商等。简而言之，凡是因业务需要而外出，都可称為商务差旅。
甚麼是商务差旅开支？
公司員工因業務相關的差旅活動而產生的支出，可歸類為商務差旅開支。這包括公司守則許可的各類開支，如餐饮、交通（包括機票、港鐵車資、租車、的士或自駕車輛）及住宿（酒店、公寓或 Airbnb）。
除此之外，与商务差旅相关的其他附带或杂项开支也可归类為商务差旅开支，并据此进行报销。透过了解何谓商务差旅或公司差旅开支，有助你制定差旅开支预算，从而降低成本。
哪些费用属於商务差旅开支？
若差旅开支属合理，且符合公司商务差旅政策明确列出的业务目的，便可作為差旅费用进行报销。需要谨记的基本原则是，有关开支应与业务相关，并有助公司增加收入，扩展客户群及提升生产质素，或以某种方式增加业务生产力。
交通
员工应可报销交通开支，包括机票及港铁车资，因业务目的而在私人交通工具耗用的汽油费用，以及商务差旅中的地面交通费用。
為了审慎起见，在审批上述交通开支时，亦应有不同座舱级别之分。举例来说，你可以禁止某职位或以下的员工选乘商务机位或头等车厢，并规定在特殊情况下方可乘搭的士。汽油开支的限制则可按公里数或按日计算。
餐饮
在商務差旅期間，餐饮費用應視為可報銷開支。計算上述開支時，可以為每位員工按日設立餐饮预算。你亦可選擇在員工出差期間，為客戶、供應商或同事支付餐饮費用。
住宿
如果員工因公務需要在外地留宿，酒店房間或 Airbnb 費用便可視為商務差旅開支。你可以視乎留宿的地點和時間長短，提供按日計算的住宿津貼。你亦可指明員工必須選擇的酒店或房間類別。
附带开支
員工出差期間可能會產生一些附带开支，當中包括停車費、WiFi 收費及電話費。如果留宿期間較長，還可能涉及洗衣及乾洗服務等其他費用。只要是屬於商務差旅的一部份，在有合理因由的情況下便可歸類為差旅開支。
保险及医疗
商务差旅途中的医疗保险和旅游保险亦属於合理的商务差旅开支。公司有责任照顾员工。為确保员工的安全，你应允许他们就商务差旅期间产生的医疗费用和保险费用提出索偿。
哪些费用不视為商务差旅开支？
与业务无关的开支不应视為商务差旅开支，即使在商务差旅期间产生，亦不应获准作為差旅费用进行报销。举例来说：
个人款待
任何員工的个人款待開支，不應作為差旅費用進行報銷。例如，酒店內的電影租借費用、迷你吧費用、香煙、水療或泳池費用、文化演出或體育賽事門票等，都不屬於商務差旅開支的範圍內。
非商务会议
如果員工參加與業務無關的私人會議，不應由公司承擔相關費用。這包括交通、餐饮、酬酢或任何其他與公司的利益無關的開支。
特殊开支
小费、超重行李费、礼宾服务费、机场停车费等其他杂项开支，亦不应归类為商务开支。你应在商务差旅政策中明确列出可视為商务差旅开支，及不可视為商务差旅开支的项目，以免产生混淆。
商务休閒旅行的休閒部分
假设某员工出差时结合工作与休閒，这类旅游通常称為商务休閒旅行。在这种情况下，与私人旅游相关的任何开支将不可作為商务差旅开支进行报销。同样地，如果员工因商务差旅而到访某个目的地，但决定在完成公务之后继续逗留，则亦需遵守有关规定。
為甚麼需要追踪差旅开支？
对财务状况有更清楚的了解
你可透過追蹤及記錄商務差旅開支，以及制定差旅報銷政策，持續有效地控制成本。由於這是企業的第二大可控開支，你可以識別出容易超出预算的領域，並相應地進行監控，從而維持企業的整體財務穩健。
税务目的
追蹤商務差旅開支的其中一個主要原因，是為了税务目的。
规定，所有由纳税人為赚取应评税利润而付出的各项开支及费用，均可在计算利得税时获准扣除。这意味着，商务差旅开支在计算利得税时可能合资格作税务扣除。
因此，将公司差旅开支的金额妥為记录，可有助於减低你的税务负担。此外，你亦需要保留这些开支的纪录，以便在出现查询或审计时，向有关当局证明你未有不当使用资金。
查核差旅政策的遵守情况
追踪商务差旅开支有助查核员工是否有遵守商务差旅政策指引，并让经理和高级管理层审批或拒绝差旅申请和管理差旅报销。这也有助於及早发现潜在的欺诈行為。
清晰地界定员工可消费的范围
追踪商务差旅开支时，你可更清楚了解员工在商务差旅中消费的项目。这有助你对政策作出修订，為员工制订更為全面且实用的业务政策，务求令员工感到称心满意。
如何监控业务相关的差旅开支？
拟订清晰的商务差旅政策
清晰而穩健的商務差旅政策，是監控商務差旅相關開支的關鍵所在。差旅政策應鉅細無遺地載列出員工在交通、餐饮、住宿和附带开支等方面可消費的金額。清晰的政策可免除商務差旅開支方面的混淆，避免超支的情況。按此下載公司差旅开支政策范本，开始建立完善的商务差旅制度！
清晰传达并鼓励员工依循政策
设有完善的差旅政策并不足够，还需确保员工充分了解。所有员工都应该获发商务差旅政策，不论有关岗位是否有出差的需要。你亦应将有关政策上载至员工网上平台，方便查阅，并向正在安排商务差旅的员工发出提醒，让他们回顾相关政策。此外，务必保持政策简洁易明，并重点阐述关键要素。
将审批过程自动化
你有否想过可以设置开支管理工具，在發現與政策不符的預訂時，即時向員工及其經理發送電郵？差旅管理工具便具備這項功能。它亦可讓你針對過於接近出發日期的預訂進行相同的處理。將這些異常情況交由管理層批准，可變相鼓勵員工遵守政策及預早進行預訂。你可使用 Aspire 的批准流程來設置審批程序，將預訂情況通知經理及監控與政策不符的開支。
為员工遵守政策提供诱因
向遵守差旅政策的員工提供誘因或奬勵，可鼓勵他們減低消費。如果員工的預訂符合成本效益或支出較低，你可考慮使用節省下來的部份費用，或者以禮券形式獎勵他們。這種做法不但可提升員工士氣，更能促進他們將開支控制在预算之內。你亦可對違反政策指引的員工施加嚴格處分。
商业合作
要降低商務差旅相關的開支，與酒店、交通服務供應商及保險代理建立合作關係是明智之舉。成為了它們的常客，便可享企業優惠价格。鼓勵你的員工透過合作夥伴進行預訂，不僅能爭取到更佳的价格，更能透過優惠和升級惠及員工。
物色套餐服务
在可行的情況下，盡可能預訂套餐服務。舉例而言，如果你選擇預訂已包括餐饮的住宿，便可以節省餐饮費用。透過旅行社安排機票、酒店和餐饮亦是更具成本效益的做法。
设置预订期限
若在出差日期臨近時才進行預訂，可能會令差旅費用更為昂貴。鼓勵你的員工提前規劃行程及進行預訂，務求以最佳价格進行預訂。例如，你可以设置预订期限，規定前往中國內地的交通和住宿須提前至少 15 天預訂，而海外旅程則需提前至少 30 天預訂。這種做法有助降低成本。
如何有效管理和追踪商务差旅开支？
制定预算
制定预算是掌握公司差旅開支的第一步。首先建立一年期的公司预算，然後視乎各部門和員工出差的需要，為他們分配年度商務差旅预算的限額。使用预算軟件有助簡化流程，並更精準地估算費用。Aspire 的预算工具使你能够掌控公司差旅费用并控制开支。
将开支分类
明確地将开支分类，可以助你追蹤及減低開支。將商務差旅開支分為交通、住宿、餐饮、地面交通等類別，並將其他小額開支納入雜項分類。鼓勵員工在申請報銷差旅費用時正確地進行分類。
设定付款方式
員工必須充分了解商務差旅開支的指定付款方式。向員工發放公司卡，可以更有效地追蹤和管理費用，亦可減低欺詐風險。例如，你可以要求員工提供信用卡帳單，並附上收據和憑證。如果員工只需提供現金付款的收據，便會有偽造收據的風險。Aspire 無限量公司卡是安全可靠的付款方式，可避免需要使用个人信用卡或现金。
避免某些隐患
要避免為了节省成本而為员工安排共享住宿，因為这可能会导致不便和尷尬的情况。不要在保险方面吝嗇——如出现突发情况，可能会因小失大。此外，在各种公司优惠之下，容易為了节省成本而忽视了重要因素。在这些情况下，要确保有关安排能為员工提供方便。
结论
对於正在扩展业务的香港公司来说，商务差旅是重要的一环。估计和追踪商务差旅费用，不一定是难事。预早规划商务差旅费用，可以让你对一年内将会产生的商务差旅开支有一个全面的概念，亦会令差旅费用的报销过程更為简便。此外，為了确保员工以最為务实的方式进行预订，你可為员工提供一份明确的可消费清单，并使用套餐服务，寻找合作伙伴，以及聘请旅行社来管理商务差旅，务求有效地控制成本。
Frequently Asked Questions
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