不论您的业务规模，都可能需要以赊帐方式购买商品。向供应商批量付款有助管理现金流，令月底結帳更為簡便。以賒帳方式進行採購會產生應付帳款，而建立清晰的應付帳款流程，則可令繳付帳款的程序和现金流變得更為精簡。
应付帐款流程涉及处理卖家及供应商的发票，并按时缴付款项。此事看似简单，但当公司收到数以千计的发票，以人手处理不仅费时，亦会容易出错。
在現今數碼時代，不少香港企業似乎已將應付帳款流程轉移至軟件系統。然而，香港銀行公會指出，即使本地支票用量每年下降 10–20%，中小型企業仍然是香港最依賴實體支票的十大行業之一。
我们将会在本文深讨何谓应付帐款流程，应付帐款自动化的概念，以及过渡至无纸化处理系统能提升业务效率的原因。
何谓应付帐款？
应付帐款是公司负责追踪所有短期应付款项的业务功能，这些款项是您的公司赊欠卖家、供应商及其他债权人的。当您以赊帐方式购买商品或服务时，供应商会设置还款期限，通常是30日、60日或90日。还款期限的长短取决於供应商的指引，以及您与供应商之间的关係。
当您就已购商品及服务收到发票或帐单时，便会通过应付帐款流程在公司的资产负债表内将有关金额计入资产项目，并将开支列為负债项目。
如何界定款项是否属於应付帐款？
当公司从卖方或供应商购买商品或服务并议定稍后付款时，这笔款项在付款完成之前会视為应付帐款。
一般来说，您会收到该次採购的相关发票，而应付帐款流程要求您在帐目内记录相同金额。
需要留意的是，应付帐款涉及公司日常运作所需的商品及服务。应付帐款的例子包括原材料、办公室维修及用品、运输及物流、设备、办公室相关服务、牌照及租赁等。
至於应计开支等非贸易应付款项，包括租金、股息、应付工资等，则不属於应付帐款。
甚麼是应付帐款流程？
要有完善的应付帐款流程，必须先将有关流程规划出来。以下是概要的应付帐款流程图，可帮助你更有效地管理发票和帐单。
简洁的应付帐款流程图包括订购商品或服务，接收来自供应商的商品和发票，核对发票，在帐目上进行记录，按时付款予供应商，以及最后结清应付帐款。
有关流程结束后，应付帐款将不再列作负债。遵循应付帐款流程是关键所在，可确保支出不涉及错误或欺诈行為。
明白到何谓应付帐款流程后，接下来让我们了解一些容易与应付帐款混淆的常见概念，并加以区分。
应付帐款、贸易应付款项与应付票据的区别
有些公司会就各类应付款项设立不同的帐目，以使其会计帐目更為清晰。除了应付帐款外，最常见的应付款项包括贸易应付款项和应付票据。
贸易应付款项指公司因库存相关商品而尚欠供应商的款项，包括业务所需的物资或库存中的原材料。
应付票据指公司因债务、贷款或其他借款而尚欠的款项，与商品或服务无关。
应付帐款则是涵盖公司所有短期付款责任的总称，可能但未必包括贸易应付款项。至於应付票据，则属於独立的负债类别，不属於应付帐款的范围内。
应付帐款流程的最佳做法
為了完善应付帐款的流程，可遵循以下最佳做法：
简化工作流程
过於繁复的应付帐款流程容易导致错误，因此应尽量简化。建立清晰的工作流程，令每个人都清楚知道自己的职责。每月按时检查流程是否有效运作。
简化发票处理
设立标準化的发票系统，并将发票集中处理。不论是手动输入供应商付款资料，还是使用软件处理，都能确保不会出现重复记录的情况。
善用科技
要完善应付帐款流程，最佳方法之一是善用科技。您可以减轻员工处理日常琐碎事务的负担，让他们专注於应付帐款流程当中更重要的工作，例如处理付款争议。
建立防范欺诈行為的系统
应付帐款流程存在欺诈风险，员工可能会建立虚假的供应商帐户，并提交发票以私自获取款项。為防止这类情况，应确保只有特定人员可负责建立供应商帐户，并设立适当的制衡措施，以核实系统内每名供应商的真实性。
定期审阅资料
定期审阅资料有助於避免人為錯誤、系統錯誤和欺詐行為。定時檢查資料和系統，使應付帳款流程更為順暢。
避免重复记录应付帐款
在记录应付帐款的过程中，偶尔会误将同一张发票录入两次。这种情况在手动处理应付帐款发票时更容易发生。如果未有及时发现，可能会增加公司的负债，影响利润。
如何避免应付帐款流程中有重复记录的情况？
- 建立单一供应商主档，确保不会重复建立供应商帐户。為每名供应商分配独立的供应商编号，令输入发票的过程不会出现重复记录。
- 输入资料后重复检查，确保没有错误。员工在输入系统时可能会误读数字或字母，导致错误的情况。使用应付帐款自动化软件以电子方式读取发票，可减少此类错误。但是，须确保供应商提供标準格式的发票，以避免系统错读内容。
- 要求供应商提供单一来源文件，不应接受多份文件。例如，供应商可能会先发送结单或报价单，然后才发送正式发票。如果将两者都进行入帐，将导致金额重复。若习惯接受多份来源文件，应确保只有最终发票被录入应付帐款系统内。
- 另一种避免重复记录的方法，是建立单一的发票存档系统。例如，当供应商先邮寄发票，然后再透过电邮发送提醒，这可能导致同一张发票被记录两次。反之，应简化接收发票的流程，并即时录入系统。将所有发票统一发送至指定位置，集中处理。
- 建立系统来记录已结清的发票。这样可以减低重复付款的可能性。应付帐款自动化软件可协助处理此事，為您自动分类付款。
应付帐款流程的重要性
管理应付帐款的流程至关重要，如果将其忽视，可能会对公司产生负面影响。例如，如果您不清楚尚欠供应商和卖家的款项，将无法準确了解公司的整体财务状况，可能会影响财务预测。在这样的情况下，当公司需要申请信货额度或取得贷款时，可能会遇到困难。
此外，若应付帐款流程管理不善，可能会损害公司的声誉，继而影响品牌形象。这样的话，如卖家及供应商不愿与你合作，将会直接影响供应链运作。
如未能妥善管理应付帐款流程，还可能导致逾期罚款和利息开支。若积少成多，将对公司的利润产生负面影响。
- 应付帐款流程有助确保按时支付帐单，从而与卖家和供应商维持良好关係。
- 妥善管理發票有助保持有序運作，確保不會逾期付款。應付帳款流程管理不善，可能會導致逾期付款及现金流問題。
- 按时支付帐单亦有助维持良好的信用评分，使你合资格在需要时获得信用额度。
- 應付帳款流程對企業的现金流至關重要。當你知道有哪些供應商需要優先支付，便能順序安排付款。在缺乏應付帳款流程的情況下，您可能會錯誤地支付予願意延遲收款的供應商，而忽略了那些需要優先支付的款項。
- 健全的应付帐款流程亦有助防范欺诈及资金管理不善的情况。当你清楚资金的流向，便能更有效地掌控财务状况。
将应付帐款流程自动化，是确保应付帐款流程健全的好方法。选择优质的应付帐款自动化软件可以简化流程，并提升应付帐款的管理效率。
甚麼是应付帐款自动化？
应付帐款流程自动化是将应付帐款自动化软件融入传统应付帐款流程的方式，当中包括应付帐款发票自动化，期限追踪，以及根据到期时间自动结清款项。简而言之，它自动化了应付帐款流程中最繁复和琐碎无聊的部分，使员工能够专注於更有意义的工作。
应付帐款自动化软件可以进行多项工作，包括将来自供应商的发票转换為电子格式，将发票审批自动化，提供结付款项通知，以及在会计软件进行更新。上述的所有功能，最终将会促成顺畅的应付帐款流程，减少对员工手动处理的依赖。
甚麼是应付帐款流程的自动化？
将应付帐款流程的任何部分交由软件或科技处理，都可以视為应付帐款流程的自动化。最理想的应付帐款自动化软件能助你完成多项工作，包括将发票转换為电子格式，将发票与採购订单进行匹配，将发票发送予各相关人员进行核证，设置付款提醒，直接向供应商或卖家付款等。
应付帐款自动化通常會運用到機器學習和人工智能。例如，你可以使用帶有光學文字識別（OCR）技術的自動化軟件，將紙本發票轉換為電子發票。隨後，您可以利用機器學習的技術，在收集回來的數據中識別出規律並作出推斷，這可以幫助你作出有關付款流程的重要決策，並更有效地管理现金流。
為什麼您的公司应选用应付帐款自动化软件？
上文概述了应付帐款自动化带来的优势。在这一部分，我们将会更详细地探讨应付帐款流程自动化可如何為您的公司带来裨益。
减少错误
由人手處理的應付帳款流程容易出錯，而使用 Excel 表格出錯的機會也頗大。有了最佳的应付帐款自动化軟件，您可以消除錯誤，並建立簡化的應付帳款流程。
更快速地审批发票和付款
能夠减少错误，應付帳款流程便會變得更為高效迅速。借助應付帳款發票自動化解决方案，您的付款時間和自動結算將會更快速。
控制与透明度
將應付帳款流程自動化，不僅能讓您更輕鬆地追蹤和管理應付帳款，亦可容許您的供應商和賣家自行查閱付款狀態。這有助於提升透明度，並建立信任。您的財務部門亦可清楚地查閱支出付款、支付數據和现金流狀況。
提升生产效率与节省成本
有了应付帐款流程自动化所带来的简化流程，您的员工将能够专注於其他重要任务。长远来说，您将能节省员工成本，并拥有更高效的应付帐款系统。
更好的合作关係
将应付帐款流程自动化，将带来更快速、高效且透明的系统，让您成為更佳的合作伙伴。将会有更多的卖家、供应商甚至放贷机构愿意与您合作，令整体业务流程更為顺畅。
善用提前付款折扣
您可以借助优质的应付帐款自动化软件，提高付款的速度和準确度。当您準时或提前付款，供应商和卖家很可能会提供优惠折扣。
Aspire 助您將應付帳款流程自動化
Aspire 的应付帐款自动化软件能够助您简单便捷地自动化所有应付帐款方面的需要。您可以透过转发电邮支付发票，加强流动资金状况，并集中处理所有帐单。我们的人工智能助手将会处理手动数据输入的步骤，让您能够安排付款并实时查看付款状态。
您只需將帳單轉發到 Aspire，然後開啟通知，並在進行必要的修改後審批付款，簡單快捷。
Frequently Asked Questions
.png)
