不论公司正处於早期初创阶段还是快速成长阶段，香港的每个公司都有恆常支出需要处理。有时候，甚至连员工也会牵涉於业务支出，令事情很快就变得复杂得难以处理。所以，这就是支出报销和支出管理变得必要的地方。
因此，让我们了解报销的意思、其重要性以及应该在员工支出报销政策中包含的支出类型。
1. 報銷是甚麼意思？
报销是向员工偿还与工作相关的支出（例如业务支出或保险费用）的金额。一些常见的商业支出包括出差、餐饮、客户娱乐和水电费。这些支出可按公司的支出政策向员工报销全部或部分金额。
然而，报销常常与报酬混淆，因為在这两种情况下员工都会收到金钱。但是，它们是两个不同的概念。
报酬是支付给员工工作的金钱，包括薪资、工资和花红。这样，员工的薪资是每月支付的，而报销则是偶尔发生的。
让我们透过一个例子来了解两者之间的差异。
假设你的业务发展经理约翰到深圳出差。他的高铁车票和住宿费都已由公司支付。但是，在当地期间，他最终还是支付了跟客户晚膳的费用。约翰在收据上记下了是次会面的详情。
当他返回香港时，他必须向财务团队提交支出报销申请。由於他先以个人现金支付晚餐费用，并且有清晰的商业理由，因此公司将会向他退还这笔款项。这是报销。
另一方面，约翰会在月底收到工作得来的薪资。这是报酬。
如果没有适当地处理员工支出报销，那麼对公司和员工双方来说都会挺烦扰。除了要等待至发薪日之外，员工还有很多文件需要处理。该流程还包括填写整个支出记录，并由经理签署，还要确保将其递交予财务团队才能进行退还。然后，轮到财务团队有一个艰鉅的任务，就是要核实收据。再次强调，只有附有正本且完整收据的申请才获接纳。
流程太复杂了吧。或许，会有一个更令人满意的处理方式吧？
当然有。在我们了解这一点之前，让我们先理解员工支出报销的重要性。
2. 員工支出報銷的重要性
员工支出报销对於组织来说非常重要，原因是：
- 它允许员工进行必要的支出，而僱主又可以控制避免不必要的开支。
- 僱主可以将员工报销视為业务支出。这样有助於他们轻鬆地处理报税表，从而减轻处理税务的负担。
- 及时处理员工支出报销意味着公司拥有更多可动用现金，用来实现业务目标。
在当今的现代社会，员工可能今天到办公室工作，明天就在家工作，你如何确保员工支出报销等关键程序不会因此受阻？
由於这种不可预测性，重视处理报销申请和善待员工变得更加重要。依照清晰明确的规定按时支付员工报销支出，是赋予员工决策能力和提高公司效率的关键。
公司难以再花费宝贵的时间来处理报告和安排在下次发薪资时发放所有还款。毕竟，报销申请处理也要跟上我们现时生活世界的步伐。
3. 不同類型的可報銷支出
现在我们知道了员工报销的重要性，让我们深入了解在香港符合申请报销的支出类别。
商务支出报销
商务支出报销是員工報銷最常見的類型之一，是一個涵蓋所有用於商業目的的資金的總稱類別。對於香港企業來說，值得注意的是，稅務局（IRD）對商務支出文件有明確具體的要求。所有收據應保存至少7年。
以商务旅游為例，从预订交通开始说起。不论是飞往海外目的地的航班，还是前往中国内地的高铁票，整个成本都是从需要地面交通开始计起，包括地铁车费、的士或私家车租赁服务。到达目的地后，还有酒店住宿费用。
与其他不太為人所知（但很重要）的费用相比，这些支出类型相对常见。旅行证件、签证和為员工接种疫苗都是出差前会产生的可报销支出。
还有其他业务费用，例如：
1. 商務用品及工具：
这些物品通常在同一年购买并耗尽。最常见的是办公室用品，包括钉书机、便条纸、萤光笔以及运作影印机、印表机和其他办公室机器所需的工具。
2. 培訓和教育：
僱主或會投放资源給員工進修，讓員工日後能夠為公司作出貢獻。其中可能包括：
- 研讨会、网络研讨会和会议
- 提高技能和水平的课程或工作坊
- 订阅与产业相关的出版刊物
- 受香港认可的专业认证课程
- 与特定产业相关的书籍
3. 市場營銷支出
市场营销支出通常可以完全扣除，并且可能每年都有所不同或定期出现。当中包括：
- 社交媒体贴文或市场营销活动
- 网站设计或改版
- 商标设计
- 港铁站广告
- 本地报纸或杂誌上刊登广告
- 电台广告或合作
- 罢痴叠广告
- 卡片
- 传单
- 活动赞助
4. 商務用餐
有时僱主也需要支付常规商务餐费，例如客户午餐或宴请员工的聚餐和小食。由於每个月的付款金额都不同，因此必须保留所有商务餐费的详细收据，以便轻鬆进行退还流程。
汽车里程和旅游报销
在通勤期间，员工因商务目的使用私家车或到访客户公司时也可能产生差旅费用。那麼这些费用应该由公司负责吗？袄
公司在必要时应对需要使用私家车的情况制定清晰明确的政策。对於需要前往工业区或到中国内地跨境商务旅游的销售团队或员工来说，这一点尤其重要。
大多数公司在里程报销方面都适用於私人车辆，但仅限於作常规商业活动。它不包括日常通勤，因為它只包括员工在工作期间的行程，例如前往客户公司或到交通不便的地区参加商务会议。
就处理员工里程报销订立清晰明确的政策是一项重要的财务策略。你的员工应该要知道怎麼才算符合商务旅游的定义，以便申请里程津贴。
你可以设定自己的里程报销率，但无论如何，让你的员工确切了解其包含的内容是非常重要。如果你使用标準里程费率，请告知员工该费率涵盖燃油费和每次行程的所有费用（税款、折旧费等）。
医疗支出报销
香港的医疗福利通常包括私人和公共医疗服务选择。许多公司透过团体计划提供医疗保险，但某些费用可能仍需要申请报销。
香港常见的可获报销的医疗费用包括：
- 私人诊所就诊
- 专科门诊
- 传统中医治疗
- 牙科保健
- 视力保健
- 生育福利
根据香港法例，僱主必须根据《僱员补偿条例》（贰颁翱）為其僱员提供工伤补偿保险。某些僱主还提供其他受欢迎的福利，如牙科和视力保险以及為準父母提供福利。
僱员津贴
可以将津贴视為发给每位员工的补贴，只不过它是固定金额的。发放津贴是一种贴心的方式来向员工表示支持和「我关心你的整体健康」的意思。
常见的津贴包括：
1. 醫療津貼
医疗津贴可以补充香港法例要求的强制保险范围。公司可為以下情况提供额外津贴：
- 私家医院保险
- 专科门诊
- 家庭医疗保险
- 预防性健康检查
2. 健康津貼
一份工作涉及很多方面，不断的忙碌、急赶的期限、精神过劳和身体疲惫。这时候健康津贴就派上用场了。
这些资金专门用於员工健康，可以涵盖：
- 健身房会员资格
- 瑜珈课程
- 精神健康支援
- 健康应用程式订阅
- 运动俱乐部会员资格
- 压力管理计划
3. 遙距工作津貼
在家工作彻底改变了工作场所文化。工作场所福利和遥距工作津贴旨在支付在家工作产生的额外费用，可以一次性支付，也可以定期支付，或按照公司认為合适的方式支付。
由於香港的居住空间挤迫，支援家庭办公室设置变得越来越重要。公司可能会提供：
- 家庭办公设备津贴
- 上网服务补贴
- 电费补贴
- 共享办公空间会员选择
4. 甚麼是不可報銷的支出？
公司只能就报销支出政策中提及过的支出发还款项。个人支出或没有足够证据支持的支出是不可报销的。
假设你的员工到广州出差，但他们的活动却跨越了「出差」和「度假」的界线。此外，假设没有文件来批准该商务旅游，而且员工大部分时间都花在购物上，而不是与客户达成交易。
在这种情况下，员工不能报销商务旅游支出。
其他不可報銷的支出包括旅行期间的洗衣或代客泊車服務、租車升級或住宿升級、個人信用卡年費、交通違規罰款、旅行小工具等。
5. 企業面臨的報銷挑戰
大部分公司都在以低效方式管理员工支出，容易出错。最常见的一些挑战包括：
沉闷的手动资料输入工作
準确及时的数据对於每家公司的资金管理和决策都至关重要。然而，很多组织都採用手动资料输入，这种常见的做法非常费力，而且会导致资讯不準确、员工培训时间延长以及重复发票等问题。
人為错误是不可避免的，而且当团队规模较小时，很容易出现疲劳和不专注的状况。这样会导致在公司分类账中输入错误的数字，以及发票遗失或重复收费。
繁琐的收据管理工作
讓員工和財務團隊每夜能安然入睡的秘訣，在於擁有無縫、無壓力的收據管理工作。但通常，當員工需要在旅遊期间保留所有收據並按時提交，同時還要確保遵守現行政策時，他們就會感到疲憊不堪。
员工必须确保在规定的期限内填写正确的详细资料，这样可能会对员工造成不便。而财务团队则必须根据公司批准的项目清单仔细检查这些报销申请。
不清晰的支出政策
有时候，现行的政策未能向员工解释清楚支出政策的细节，还会使员工感到困惑，导致需要处理不可报销的支出，并开始让财务部门头痛不已。
员工使用个人现金或信用卡就超出政策范围的支出付款，只会导致金钱损失。在这种情况下，整个报销流程会成為潜在的障碍，引起员工的不满，并阻碍业务成长。
员工对工作失去投入度
當員工要自費購買产物和服務時，而且有時金額龐大，會給他們帶來很大的經濟壓力。此外，審批時間過長且缺乏透明度，會導致延遲付款和令員工工作狀態欠佳。
对支出缺乏控制
有时候，员工提交的支出收据跟公司的支出政策不符。财务团队由於对支出范围的控制有限或甚没有控制，而造成混乱，对财务团队带来在预算方面的噩梦。
存在欺诈性报销的可能性
金钱会引来恶意。支出诈骗在大多数公司中相当常见，因為很难知道支出报销是否真实。
最常见的诈骗行為包括虚构、错误标籤、重复报销和夸大支出费用。也许，确保支出的合法性和建立强大的内部监控以防止欺诈性报销是非常重要。
6. 如何管理可報銷支出？
制定清晰明确的报销政策
改善报销流程的第一步是制定指引，并清晰地将其传达。如果在提交收据之前，公司已经让员工了解可报销的支出，以及让员工知道公司对报销是否有特定的要求或是否需获得批准，那麼，财务团队便可节省大量宝贵的时间。
例如，你的员工是否需要在有限的预算内购买特定的服务？如果是，可以在多个供应商进行支出吗？
回答这些问题对员工和财务团队都有帮助，因為这样消除了犯错的可能性，并使你的团队成员作出合理消费。
让收据管理变得轻鬆
財務經理面臨的最大挑戰之一就是收到不清晰、不一致或遺失收據。這樣令財務經理在處理報銷申請時，需投入大量的時間和资源去追蹤完整的資訊。
為提交报销文件制定统一的收集方式，是加快报销流程最简单的方法。很多公司也採用减少精力、节省时间且易於使用的自动化工具。
简化审批流程
如果没有审批流程，在员工支出管理上投入的所有努力和精力都是毫无意义的。考虑将流程简化和增加透明度来取得成功。
在现代商业快速发展下，组织可以使用标準化的审批流程来避免瓶颈，并尽量减少疏忽。全部方法都提高报销流程的效率，并确保员工按时获得退款。
设立特定的预先制定预算
制定和设立预算有助财务团队控制支出，管理已经花费的金钱和你将来需要的金钱。预先制定的预算可以推动重要的商业决策，例如减少不必要的开支、投资新机会或僱用更多员工。
有了适合的预算计划，你就可以确定支出的优先顺序、更改业务计划，并找到让你的公司摆脱债务的方法。
建立集中系统
在很多情况下，会有大量来自多个渠道的报销申请。从集中的来源接收这些申请将会更有效率和顺畅。
发出统一的公司卡可以省去重复提交收据的繁琐过程。此外，制定预算可确保员工谨慎消费，财务团队可以轻鬆存取交易歷史记录，以便证明支出的合理性。
您也可以考慮在現有流程中加入使用商務支出自动化工具，來加快回應時間，並將所有報銷資料儲存在單一平台上。
监察和预测
集中所有一致且相关的数据的最大好处是，它使你能够轻鬆监控你的资金流向。对於跨多种货币和司法管辖区进行交易的香港公司来说，这一点尤其重要。
将繁琐的部分自动化
员工支出报销依赖所提供的详细而準确的文件，是一个涉及处理大量资料的过程。出现错误，减慢付款速度，并使所有相关人员感到沮丧，都是常见的事。
让员工知道何时能收到退款是僱主的法律和道德义务。克服这些挑战的最佳方法是将报销流程自动化。首先要有一个简单易用的支出管理工具，以改善你的员工和财务团队在整理支出报销的流程。
除了完成处理报销之外，自动化记账也有助加快结账，并计算準确的税务优惠。整个过程只需几秒鐘，可為你节省数小时的时间。
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