维持正现金流对香港的任何公司都非常重要。要达至这一目标，不但必须将收益最大化，还必须小心管理支出，避免花费超过收益金额。
不幸地，许多公司都跌入了这样的陷阱，只以减少支出的一种方式来看待支出管理。这些公司往往忘记，有效的支出管理也应该是要对其开支获得完全掌控和透明度。
這種狹隘的觀點可以導致公司採用看似正常的开支管理做法，但卻危及其業務的長期可持續性。你可能想知道這些錯誤是甚麼，以便你可以避免這些錯誤，並更好地控制和了解你的開支。
1. 5個企業支出管理錯誤
人手操作流程
传统上，支出管理是一项手动且需要大量人力的工作，给财务团队带来了沉重的负担。不断重复处理支出不仅耗费时间，而且容易出现人為错误。错误记录的数字、错误分配的支出或重复输入等错误很容易便会发生，并导致各种不利的结果。
手动输入错误可能会导致输出不可靠的资料，继而影响财务分析和预测。这种错误讯息可能会引致未能基於现实状况而作出决策，因而制定不符合公司利益的策略。基於不正确的资料而作出的决策可能会导致无效或有缺陷的业务策略。随着时间的推移，这样可能会造成财务损失，并削弱公司在市场上的竞争地位。
此外，这些错误也使得追踪和监控实际开支变得困难，难以了解自己的消费模式。由於缺乏透明度，要了解消费模式变得不容易，亦难以识别可以减省成本的范畴。
人為错误依然是支出管理流程的一大挑战。根据，75%的金融專業人士仍使用人手審核和核准，而不是透過人工智能或自動化解决方案。
除了人為錯誤的風險之外，人手進行开支管理流程還會帶來更高的勞工成本。以人手進行收集、處理和分析消費數據的流程不僅繁瑣耗時，還需要額外的人員來處理。公司可能需要雇用額外的員工來處理這些工作，從而進一步推高現有的勞工成本。
忽略看似小而微不足道的开支
香港公司每天都要处理各种各样的支出，包括看似微不足道的成本，例如银行转账费用、出差时使用的八达通卡储值费或办公室用品的成本。
然而，新成立的公司有时会忽略这些看似小数额的开支，认為它们微不足道，不会对其营运产生重大影响。这些公司没有意识到，继续採取这个做法会影响其公司的财务健康。
风险在於低估这些小额支出的累积效应。银行收费或文具之类的单项费用可能看起来不多，但如果定期出现这项开销，它们叠加起来就可能是一笔显着的款项。这样的逐渐累积会慢慢侵蚀财务，这种情况常常被忽视，直到成為重大的财务负担才被发现。
如此糟糕的消费习惯导致这些公司记不清在这些小开销上花了多少钱。因此，当遇到财务困难时期，这些公司将很难找到削减成本和实施高效措施的方法。
复杂的开支政策
制定开支政策对於任何公司来说都是重要的一步，因為可以确保每笔支出都对公司的目标做出正面的贡献。虽然制定批准支出和报销的规则是有利的，但过於复杂的程序可能会适得其反。
例如，部分公司实施集中的支出审批政策，所有支出都必须经过多个层级的审批，一直到最高管理阶层。
虽然此类政策有助於保持对开支的控制，但这样可能会导致冗长的审批流程。当员工需要作出紧急支出以应对快速的市场变化或抓住大湾区的机遇时，这就构成一个重大的问题。延误批准可能会影响公司快速有效採取行动的能力。
复杂的支出政策也导致员工花费大量时间处理行政程序，而不是把时间投放於真正有助业务成长、更具策略性的工作。
简而言之，复杂的支出政策只会导致营运效率降低，使公司难以在香港快速变化的市场中快速适应外部变化。
没有设立清晰明确的开支政策
正如上文所提及，复杂的开支政策可以導致各種問題。然而，過於寬鬆和不明確的開支政策也可能為財務濫用問題打開大門。
如果没有明确的指引，员工可能会利用含糊的灰色地带来进行支出欺诈。例如使用公司资金进行个人购物或多报费用以将多餘的现金放进自己的口袋。这种类型的欺诈不但会导致直接的财务损失，还会造成一种忽视甚至默认不诚实行為的环境，从而损害公司文化和士气。
支出欺詐是一個嚴重的問題，因為只要公司的支出政策有漏洞，員工就很可能會進行欺詐。Emburse 2024年的一項調查就說明了這個問題。該調查發現，1,000名員工中有24%承認因為其工作公司沒有訂下明確的支出政策，曾以個人目的而報銷支出，。
过於宽鬆的预算
预算是公司确保其支出符合业务需求的重要工具。然而，问题是，并非所有公司都将预算视為支出管理的重要组成部分。
有些公司，尤其是新开立的公司，有时并不认真看待预算的工作。新开立的公司往往由财务管理经验有限的人经营，因此这类公司往往会把钱花在预算以外的费用上。
最终，他们在每个财政年度都出现支出超出预算的情形，使他们更难获利或累积现金以在香港竞争激烈的市场拓展业务。
2. 如何避免开支管理錯誤
制定清晰有效的预算政策是控制公司开支、避免超支和降低欺诈活动风险的关键一步。以下是制定预算政策时需要考虑的一些重要范畴：
制定清晰明确的预算政策
制定清晰明确的预算政策將有助控制公司的支出，避免超支和欺詐活動。
列明可报销的支出
你需要建立一个清单，列出可报销的特定支出项目。这种透明度有助於防止误解，并确保员工清楚知悉哪些与工作相关的支出（从地铁车资以至客户招待）是可以或不能申请报销。
设定开支限额
设置消费上限，鼓励员工负责任地管理其支出。透过设定这些限制，你可以加强跟从预算目标，并阻止过度消费。
制定清晰的报销政策
设立特定条件，规定员工必须满足特定条件才能申请报销。例如，当所有报销申请均附有收据，并在指定时间范围内（例如月底之前）提交，报销申请将可获处理。
定义可获豁免遵循政策的情况
有时或会出现需要绕过标準支出政策行事的情况，例如在某些紧急情况下，遵循平时的程序是不切实际的。為了就这种情况作预备，你需要定义不受标準支出政策约束的特定情况或活动。
使用公司卡
在香港，公司卡是一个提高支出透明度和控制支出的重要工具。透过使用公司卡，你的员工可以在预算范围内消费，同时让你得知消费金额以及消费用途。公司卡还提供支出数据，有助你对支出模式进行评估，从中识别省钱的机会。
支出管理自动化
将支出管理流程自动化，有助减省人手操作的任务，避免由人為错误引致的财务问题。自动化功能还可以让你实时追踪支出，更好地了解你的支出情况。此外，将流程自动化还可让你更有效地安排员工冈位。例如，原本负责会计对账等手动任务的员工可以重新分配到处理分析和预测等更具策略性的任务。
但是，在选择支出管理平台时需要小心注意。你需要确保所选平台备有的功能，是可以解决你的支出管理问题，并且能够满足你业务需求。
3. Aspire助你避免犯下支出管理錯誤
础蝉辫颈谤别提供全面的支出管理系统，不但可以為你节省时间，还可以让你更好地控制和监察支出。础蝉辫颈谤别透过以下途径帮助香港公司更好地管理支出。
1) 利用預算功能，為開支作好安排。你可以在客户、专案或团队层级设立预算以及这些预算的用途。你也可以指定负责这些预算的人员，而这些人员亦可新增其他成员来管理自己团队或专案内的开支。
2) 虚拟卡可更好地控制開支。你可以根据你的支出政策进行客製化，针对每个用例、订阅或员工发出无限数量的虚拟卡，从而免却耗费时间的报销流程。
3) 讓報銷管理流程變得輕鬆。础蝉辫颈谤别允许你的员工透过上传收据来提交报销申请，同时让您能够从一个仪表板审核、批准和支付索赔。
4) 與會計軟件整合。将础蝉辫颈谤别跟你的会计软件同步，免除人為错误，并节省时间。
渴望了解更多有关础蝉辫颈谤别能如何帮助你的机构改善在香港的财务运营和简化工作流程的资讯？/丑办/迟补濒办-迟辞-蝉补濒别蝉立即与我们的销售团队联繫，或开始使用。
Frequently Asked Questions
.webp)
