甚麼是订金发票？
订金发票是一种请求客户支付部分款项或预付款的发票，通常在开始工作之前发出。这类发票的金额仅涵盖订金部分，剩餘餘额则在后期根据最终发票支付。订金发票不仅能够确保现金流，还能减少因延迟或取消订单而带来的财务风险。设定清楚的到期日有助於及时收到订金付款，促进商业交易的顺利进行。
何时应要求订金？
通常，当涉及高成本或定制项目时（例如建筑工程或大型活动策划），商户可以要求客户支付订金。订金金额通常会根据项目的范围和价值确定，并且可以作為项目啟动前的预付款。订金也适用於新客户或长期项目，有助於保障商户现金流并减少财务风险。
使用订金发票的好处
使用订金发票可以显着改善商业运营，具体好处包括：
确保稳定现金流
提前收到的订金有助於商户管理现金流，并支付初期的材料、劳动或物流费用，使得项目能顺利推进。
降低财务风险
订金作為部分付款，能有效减少因客户未付款或延迟付款所带来的风险。透过提前收到部分款项，商户能够保障自身的财务安全。
促进交易完成
订金能够增强买家的承诺，使其更有可能完成交易。因為若取消订单，买家会损失已付的订金，这样有助於提高交易的诚信度。
筛选真实客户
要求訂金能夠過濾掉不誠實或不認真對待交易的客戶，幫助商戶集中资源與真正有誠意的客戶進行合作。
建立订金发票的步骤
建立订金发票并不复杂，以下是计算订金金额、沟通条款和发送发票的关键步骤：
计算适当的订金金额
根据项目成本的20%-50%来设定订金金额，确保这笔金额能覆盖前期的材料或劳动成本。同时，要清楚标明剩餘金额将在最终发票中收取。
与客户沟通订金条款
与客户提前沟通订金金额、到期日和付款条件，并确定订金是否可退款及剩餘金额的支付时间。这样能增加交易透明度，避免争议，并建立良好的信任关係。
创建订金发票
以下是订金发票范本的基本结构：
- 发票编号
- 商户联络资讯
- 客户资讯
- 发出日期
- 到期日
- 订金金额（例如，項目總價的20%或指定金額，如HKD 500,000）
- 项目总成本
- 剩餘餘额
- 付款条件（如订金是否可退款及剩餘金额的支付时间）
发送订金发票
将订金发票通过电子邮件以笔顿贵格式发送给客户，并附上一个礼貌的说明。这将作為您的初步发票，并清楚列出剩餘款项将在最终发票中收取。
订金发票的最佳实践
以下是创建和管理订金发票的一些有效方法：
- 使用简洁明确的语言
在發票中清晰列出订金金额、付款期限及條件，避免產生任何混淆，確保客戶了解支付要求。 - 及时发送发票
一旦達成協議，盡快发送订金发票，確保客戶能夠按時支付訂金，從而幫助商戶保持穩定的現金流。 - 使用发票管理工具
為了簡化创建订金发票的過程，商戶可以選擇使用发票管理工具，這樣可以快速生成發票，並且在一個平台上追蹤所有的支付狀態。
如何使用订金发票？
使用簡易範本建立訂金發票以建立信任。商戶需清楚列明订金金额、到期日及付款条件以確保雙方在付款訊息上能保持一致。通過Aspire的自动化提醒，商户能确保及时收取订金付款。提供多种付款方式亦有效简化和缩短预付款流程。
為何選用 Aspire 管理訂金發票？
透過 Aspire 商业帐户，您可利用内建的发票管理功能，几个步骤内轻鬆建立及发送发票。
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Frequently Asked Questions
